Amaç:
Reklamveren – Reklam Ajansı ilişkisinin sağlığı ve verimliliği, toplam kalite anlayışının giderek daha da yaygınlaşmasına paralel olarak, hizmet/iş alış ve verişin uzun vadeli iş ortaklığı olarak benimsenmesine, en yüksek profesyonel standartlara bağlılığa, karşılıklı saygı ve güvene, dürüstlük ve samimiyete her zamankinden de fazla bağlı hale gelmektedir.
Bu durum, ilişkinin nasıl sürdürüleceği, reklam ajansı çalışmalarının neleri kapsayıp neleri kapsamayacağı, bu çalışmaların nerede ve nasıl kullanılacağının tanım ve koşullarının yazılı olarak düzenlenmesini gerekli kılmaktadır.
Bu sözleşme Reklamveren-Reklam Ajansı ilişkisinin temel ilkelerine, ticari ve hukuki açıklık getirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Sözleşmenin tarafları:
................................................... A.Ş. (Reklamveren olarak anılacaktır)
................................................... A.Ş. (Ajans olarak anılacaktır)
1. Konu ve Kapsam:
Reklamveren'in ..............................ürününün/hizmetinin reklamı için;
• verilecek hizmetlerin tanımlanması ve ne şekilde işletileceği,
• çalışma şekil ve koşulları,
• üretilen reklam eserleri üzerindeki hakların sahipliğinin belirlenmesi
bu Sözleşme'nin konusunu oluşturur.
2. Tarafların Yükümlülükleri:
Ajans, yukarıdaki amaçlar doğrultusunda Reklamveren ile tam bir işbirliği içinde çalışmayı, verdiği hizmetin kalitesini korumak ve yükseltmek için her türlü çabayı göstermeyi, Reklamveren'in onayı olmaksızın, reklamını yaptığı ürün ve hizmetlerle doğrudan rakip durumda olan başka ürünlerin tanıtımını yapmamayı;
Reklamveren ise, anlaşma kapsamı doğrultusunda Ajans'la her alanda işbirliği yapmayı, özellikle doğru ve eksiksiz bilgi vermeyi, tanımlanan hizmetin yürütülmesinde Ajans'ı tek sorumlu olarak görmeyi;
kabul ve taahhüt eder.
3. Reklama Güvenin Sağlanması:
Reklamın topluma ve tüketiciye karşı ortak sorumluluğunu taşıyan Reklamveren ve Reklam Ajansı olarak taraflar, kurulmuş özdenetim mekanizmasını destekler. Uluslararası Reklam Uygulama Esasları'na uymayı ve bu esaslara dayanarak verilmiş Reklam Özdenetim Kurulu kararlarına saygılı olmayı taahhüt eder. Bu anlayış içinde, reklamveren ürün veya hizmeti hakkında Ajansı'na her türlü bilgi ve veriyi sağlar, Reklam Ajansı da bu verilere dayalı doğru ve dürüst reklam üretir.
4. Gizlilik:
Ajans, Reklamveren'den aldığı ve/veya Reklamveren adına yürütülen ve karşılığı Reklamveren'ce ödenen araştırmalardan elde ettiği bilgileri, Reklamveren'in izni olmadan hiç kimseye vermemeyi/paylaşmamayı taahhüt eder. Reklamveren isterse, işin gerçekleştirilmesinde görev alan üçüncü kişilerden de bu taahhüt Ajans aracılığıyla alınır. Bu taahhüt, anlaşma bittikten sonrası için de geçerlidir.
Aynı şekilde, Reklamveren de Ajans tarafından kendisine sunulan reklam konsepti, metni, tasarımı vb. yaratıcı çalışma ürünlerinin gizliliğine uymayı, kabul edilmeyenleri kullanmamayı ve üçüncü kişilerle paylaşmamayı taahhüt eder.
5. Ajans Hizmetleri:
Bu maddede sayılanlar tam hizmet ajansı standart hizmetlerini içermektedir. Ancak Reklamveren, pazarlama iletişimi konusundaki ihtiyaçlarını farklı uzmanlık kuruluşları (medya, promosyon ajansı, CRM, matbaalar v.b.) ile karşılamayı düşünüyorsa bu maddeler eklemeler ya da çıkarmalarla değiştirilebilir. Bu maddeler standart hizmetleri içermektedir. Sözleşmenin tarafları işbirliği hizmet kapsamını, maddeler üzerinde tek tek karşılıklı anlaşarak belirlerler.
Ajans;
a. Reklamveren'in kuruluşunu, işlerini; işleyişini, ürün ve hizmetleri ile bunların mevcut ve muhtemel pazarını, rakiplerini, sürekli izler, ayrıntılı bilgi edinir, analiz eder.
b. Reklamveren'in tanıtım ihtiyacını saptar. Buna uygun iletişim stratejisi ve planını, bunun ayrılmaz birer parçası olarak entegre iletişim planlarını (direct mailing, promosyon, vb) hazırlar.
c. Reklam fikri ve mesajlarını oluşturmak, tasarım ve taslakları hazırlamak anlamında yaratıcı çalışmaları yapar.
d. Medya strateji, planlama, satın alma ve izleme işlerini gerçekleştirir (yurtiçi ve yurtdışında etkin medya planları hazırlamak ve ekonomik medya satın alma formülleri geliştirmek, uygulamak, vb).
e. TV/sinema filmi, basın ilanı, basılı malzeme, fotoğraf, açıkhava, radyo reklam malzemesi, POP, hediyelik eşya gibi reklam ürünlerinin tasarlanmasını ve ajans içi ve dışı yapımlarını gerçekleştirir.
f. Çeşitli tanıtım, pazarlama, diğer iletişim faaliyetleri ve açıkhava etkinliklerinin organizasyonunu yapar ve satış teşkilatı toplantılarına katkıda bulunur.
6. Onay, Yetki, Değişiklik/Düzeltme:
5'inci maddede belirtilen hizmetler ve işler Reklamveren'in onayı olmadan başlatılamaz.
6.1. Onay :
Ajans, bir kampanya için Reklamveren'in genel onayını aldıktan sonra, aşağıdaki her bir çalışmayı özel onaya sunar.
- Reklam metni, tasarım, grafik, modeller, storyboard ve/veya senaryo
- Zaman, yer ve bütçeyi kapsayan medya planları
- Reklamın çeşitli kalemlerine ilişkin (tasarım, film yapım, fotoğraf çekim ve her türlü uygulama, baskı,vb) üretim maliyet tahminleri
Onay, önceden ya da sonradan yazılı olarak verilmiş veya telefon notu ya da toplantı notu biçiminde yazılı olarak teyid edilmiş olmalıdır. Bu yazılı notlara tarafların belirleyeceği süre içinde itiraz edilmediği takdirde Reklamveren'ce onay verildiği kabul edilir. Yazılı onayların işin başlamasından önce verilmesi asıldır. İvedi işlerde zaman darlığı nedeniyle istisnai olarak verilen sözlü onayların yazılı teyidi mutlaka iş bitmeden önce verilecektir.
6.2. Yetki:
a. Baskılı işlerde metin, tasarım ve tasarım bedelinin onaylanması, Ajans'a, orijinal hazırlama ve ilgili çalışmaları yapma (foto çekimi vb.) konusunda yetki verir. Orijinalin ve tahmini üretim maliyetinin onaylanması ise baskıya geçme yetkisini kazandırır.
b. Televizyon, sinema ve radyo senaryolarının tahmini film program yapım maliyeti ile birlikte onaylanması, Ajans'a, yapım kontratları ve oyuncularla sözleşme yetkisini, ses kaydı ile birlikte filmlerin ve yayın programının onaylanması ise onların yayın yetkisini verir.
c. Basın kampanyalarının mecralardaki yayın programının, maliyet tahminlerinin ve ilanların onaylanması ile Ajans ilgili mecralarda yer ayırtma ve ilanların yayınlanması konusunda gerekli düzenlemeleri yapma yetkisini kazanır. Ajans, mecra tarifeleri veya koşullarında yayın organlarınca yapılan herhangi bir değişikliği Reklamveren'e zamanında bildirir.
d. Diğer işlerde (tabela, hediyelik vb.) tasarım ve/veya örnek ve tahmini maliyetin onaylanması, üretim/satın alma konusunda Ajans'a yetki verir.
Hangi işlerde kimlerin onay vermeye yetkili oldukları Reklamveren tarafından bu sözleşmenin imzalanmasıyla birlikte Ajans'a yazılı olarak bildiriler. Onay yetkililerindeki değişiklikler bildirilmediği takdirde Ajans sorumlu tutulmaz.
Ajansa yetki kazandıran bu onaylar, reklam ajansının reklamverene karşı sorumluluğunu ve onun çıkarlarını koruma konusundaki taahhüdünü ortadan kaldırmaz.
6.3. Değişiklik, Düzeltme ve Hatalar:
Reklamveren, medya planları veya yürürlükteki çalışmalar konusunda herhangi bir değişiklik, düzeltme, iptal veya erteleme isteğinde bulunduğunda Ajans, mecralar ve aracılarla olan iş akitlerinden doğan zorunluluklarına uygun olarak, bu isteği yerine getirmeye çalışır.
İptal veya düzeltme nedeni Ajans'tan veya Ajans'ın bağlantı kurduğu üçüncü kişilerden kaynaklanmıyorsa veya Ajans açısından bir mücbir sebebe dayanıyorsa, Reklamveren, ajansın üçüncü kişilerle iş bağlantılarından doğan harcama ve yükümlülüklerini karşılamayı kabul eder.
Reklamveren, yukarıda belirtilen gerekçelerle yapılan iptal ve düzeltmelerden doğan harcama ve yükümlülüklerle ilgili olarak, ayrıca ajans hizmet payı öder. Ancak, üretilen reklam materyelinin kullanılmayacağına Reklamveren ve Ajans anlaşarak birlikte karar verirlerse, Reklamveren reklamın maliyetini öder, ajans hizmet payını ödemez.
Bu maddedeki hata ya da düzeltmelerden kaynaklanan ek giderler sigorta ettirilmiş ise, sigorta ettirilen kısım için reklamverenin ödeme yükümlülüğü ortadan kalkar.
7. Ajans Komisyonu ve/veya Ücretinin Kapsamı ve Uygulaması:
Ajansın, reklamveren için, sorumluluk alarak yaptığı ve/veya yaptırdığı hizmetler karşılığında tatmin edici bir gelir sağlaması temel koşullardan biridir.
Bu gelir,
*Komisyon
*Sabit ücret
*Proje bazında ücret
*Harcanan zaman bazında ücret
*Minimum ücret garantisi
türlerinden biri veya bunların birkaçının birlikte uygulanması şeklinde olabilir.
“Performansa Odaklı Değerlendirme”, kararlaştırılan ücretlendirme biçimine ek olarak ayrıca uygulanabilir.
A) Komisyona tabi giderler:
a-Yayın Giderleri:
* Mecralara ödenen net net yayın ücretleri (açıkhava mecrasındaki satın alma ve yer kiralama ücretleri, afiş yapıştırma, ilan dağıtım giderleri, radyo reklam ajanslarına yapılan ödemeler vb. dahil)
b- Yapım Giderleri:
* Basın ilanları (gazete, dergi vb.); her türlü basılı malzeme (afiş, afişet, pankart, broşür, katalog, kitap, dergi, yıllık rapor, takvim, ajanda, çıkartma, etiket vb.); açıkhava malzemesi (bilboard, duvar- yol panoları, stad panoları, ışıklı tabela, bez afiş, bayrak, flama, hediyelik eşya, vb.); TV, sinema filmleri, radyo programları ile ilgili her türlü yapım giderleri
c- Diğer Giderler:
* Sponsorluk, satış noktası tanıtımı, event organizasyonları, doğrudan postalama, pazarlama, tüketici ve satış promosyonları, reklamı tamamlayıcı diğer pazarlama ve iletişim faaliyetlerinde önceden önerilen ve onaylanan fiyat ve ücretler
* Araştırma giderleri (stratejik araştırmalar, tüketici davranışları, ürün kabulü ve pazar araştırmaları vb.)
B) Komisyon uygulanmadan fatura edilecek giderler:
* Vergiler,
* Reklamverenin işi için yapılan şehirlerarası ve yurt dışı seyahat giderleri.
C) Fatura Edilemeyecek Giderler:
* Ajansın genel yönetim, personel eğitimi, mesleki toplantı giderleri ile reklamverene daha kaliteli hizmet sunabilmek için sektörleri ve rakipleri izlemek, tanımak, analiz etmek vb. açılarından yapılacak çalışmalar, araştırmalar ve değerlendirme raporları ile ilgili giderler,
D) Barter Anlaşmaları:
* Reklam yayın ücretinin Reklamveren'ce mal karşılığında ödenmesi (barter) söz konusu olduğunda, Reklamveren'e uygulanan yayın tarifesi veya tarafların üzerinde anlaşacakları bedel üzerinden komisyon ödenir.
8. Ödemeler:
Ajans ilke olarak, kendi hizmetini finanse eder, Reklamveren'in reklamını finanse etmez. Öte yandan Reklamveren'in kendi işi için yaptığı ödeme, Ajans'ın ya da bir başka reklamverenin finansmanında kullanılamaz.
Reklamveren'ce doğrudan veya Reklamverenin onayı ile Ajans tarafından mecra kuruluşu ile yapılmış anlaşmada belirlenen ödeme zamanları ve koşulları aynen uygulanır.
Yapım, satın alma, organizasyon vb. işlerde; gerek ana para gerek avans ödemelerinde yine Reklamveren'ce doğrudan veya Reklamveren'in onayı ile Ajans tarafından yapılan yapılmış anlaşmadaki ödeme zamanları ve koşulları aynen uygulanır. Avanslar için ayrıca 6.1. Madde gereğince alınacak maliyet tahmini onayında belirtilmesi koşulu aranır.
Ödemelerde gecikme halinde uygulanacak vade farkı oranı aylık % ....'dır.
Yapımı uzun süren işlerde kısmi fatura çıkarılabilir. Gelecek takvim yılına ertelenen işlerin içinde bulunulan yılda yapılan harcamaları yıl sonunda fatura edilir.
Ajans tarafından üçüncü kişilere yaptırılan işlere ait fatura ve harcama belgeleri istendiğinde Ajans faturası ile birlikte Reklamveren'e gönderilir.
9. Muhasebe Kayıtları:
Ajans ve Reklamveren'in hesap mutabakatı sağlanması bakımından her iki taraf da karşılıklı azami kolaylığı gösterir. Ajans'ın Reklamveren'le ilgili çalışmalarının muhasebe kayıtları önceden haber verilmek koşulu ile Reklamveren yetkililerine açık olacaktır.
10. Malzemenin ve Bağlantıların Devri:
Mecralara teslim edilmiş olanlar dışındaki reklam malzemesi, anlaşmanın sona ermesini müteakip Reklamveren'e iade edilir. Anlaşmanın yürürlüğü süresince bu malzeme Reklamveren'in kabulü halinde Ajans tarafından 1 yıl saklanır, sonra tarafların mutabakatıyla imha edilebilir. Ayrıca, anlaşma sona erdiğinde, cari hesap bakiyesinin Reklamveren tarafından ödenmiş olması kaydıyla, mecralarda ayrılan yer veya süreler ile üçüncü şahıslara verilmiş olan siparişler, yapılmış bağlantılar ve anlaşmalar ile bunlardan doğan hak ve yükümlülüklerin devredilmesi konusunda Ajans her türlü işbirliğini taahhüt eder.
11. Hakların Geçerliliği:
Ajans'ın Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu (FSEK) gereğince sahip olduğu veya üçüncü kişilerden sözleşmelerle devraldığı mali haklar, bu sözleşmede belirlenen ücretin ödenmesi koşulu ile ve bu ücret ödendiği sürece, reklamverenin kullanımına açık olacaktır. Reklamveren bu mali hakları devralmak isterse Ajans ile ayrıca makul bir bedel üzerinde anlaşmak zorundadır.
Yukarıda anılan, kullanımı yada devri söz konusu olan haklar,
a) Emredicilik kriteri izin verdiği ölçüde FSEK'in 14,15,16,17. maddelerindeki eser sahipliği
b) 20, 21, 22, 23, 24 . maddelerindeki mali haklardır.
Ajans dışarıya yaptırdığı işlerde, varsa bu tür mali hakları, Reklamveren'in kullanımına sunmak üzere işi yapandan tümüyle ve koşulsuz olarak devralmakla yükümlüdür.
12. Yasalar Karşısında Sorumluluk:
Sözleşmenin tarafları yasaların öngördüğü yükümlülüklerinin sorumluluğunu taşırlar. Ajans'ın bu sözleşme ile yüklendiği sorumluluk; reklamı hazırlarken ya da hizmet verirken reklamverene herhangibir yaptırım uygulanmaması için gereken özeni göstermektir.
13. Üçüncü Şahıslarla İlişkiler:
Reklam mecralarıyla veya dışarıya yaptırılan işler için üçüncü kişilerle kurdukları ilişkilerde, Reklamveren ve Ajans bu Esaslar'da belirtilen haklarını ve çıkarlarını karşılıklı olarak korurlar.
14. Anlaşmanın Sona Erdirilmesi:
Reklamveren ile Ajans arasındaki anlaşma taraflardan birinin diğerine yazılı bildirimi ile bildirim tarihinden itibaren 90 günlük ihbar süresi sonunda karşılıklı olarak feshedilir. Böylece bir durumda yürürlükte olan işlerin bitirilmesi, karşılıklı mutabakatla düzenlenecek bir protokol ile yürütülür. Böyle bir bildirim olmadığı sürece de yürürlükte kalır.
Bu maddedeki ihbar süresine uymayan veya başka haksız nedenlerle sözleşmeyi fesheden, karşı tarafın zararını ödemeyi kabul ve taahhüt eder. Zarara, mahrum kalınan kazanç dahildir.
15. Süre
Bu Sözleşme imza tarihi olan ......................... tarihinden itibaren ........... yıl sürelidir. Bitiminden 90 gün önce feshi ihbar edilmedikçe birer yıl süre ile uzamış sayılır.
16. Uyuşmazlıkların Çözümü:
(Ankara Mahkemeleri ya da Tahkim'den hangisi tercih ediliyorsa yazılacak.)